En el entorno de las empresas, cualquiera sea el tamaño, tienen una acción obligatoria a cumplir que es emitir factura electrónica, la cual es un documento que legalmente respalda todas las acciones y operaciones comerciales, a lo que muchas veces surge la duda. ¿Qué es y cómo hacer una factura electrónica?.
Las características de la factura electrónica, como se mencionó anteriormente, es que consta de un documento digital que informa de toda acción comercial que algún determinado negocio o empresa quiera ejecutar, teniendo en consideración los aspectos legales que debe cumplir, como, por ejemplo, que sea aprobada por el SII, que sea firmada digitalmente por el emisor, etc.
Pero, ¿Cómo hacer una factura electrónica?
El sistema de facturación electrónica tiene pasos bien precisos, comenzando con:
- Contar con un RUT y autorización: La empresa, en este caso, deberá contar con su respectivo RUT y tener la autorización del servicio de impuestos internos.
- Seleccionar un sistema de facturación: Para este paso es necesario obtener un software de facturación o implementar el sistema gratuito del SII.
- Administración del sistema: Se deberán aplicar en el software los datos de la empresa y los tipos de documentos que se van a implementar.
- Generación de factura: Se tiene que crear una factura con todo el detalle legal de esta (ruta de emisor y receptor, producto a vender o servicio, el monto de la venta, IVA, etc.)
- Enviar al Servicio de Impuestos Internos: una vez realizada, la factura deberá ser enviada al SII para su aprobación o validación.
- Enviar factura: Una vez validada o aprobada, esta deberá ser enviada al cliente.
- Guardar documentación: Una vez hechos todos estos pasos, la factura deberá ser guardada al menos 5 años.
Habiendo realizado todos estos pasos, se tiene una correcta emisión de boleta electrónica, pero en caso de un error o algún motivo en particular para corregir, ¿Cómo anular una factura electrónica?
- Se deberá verificar el estado de la factura.
- Emitir una nota de crédito (acceder al software de facturación y buscar el apartado “emitir una nota de crédito”).
- Enviarla al SII.
- Informar al cliente sobre la anulación.
- Finalmente, guardar en tus archivos junto a la factura original.
¿Cuáles son los beneficios de emitir factura electrónica?
Para los negocios es fundamental llevar un correcto orden de sus facturas y los beneficios que estas otorgan para las empresas son, la reducción de costos al ser digitales y no ocupar papel, tinta, etc.
La facilidad que se tiene para llegar a estos documentos al estar ordenados de manera digital, brinda una mayor seguridad para el resguardo de los documentos, optimiza el tiempo al ser instantáneas, el cumplimiento fiscal que se tiene con este sistema reduciendo el riesgo de auditorías, la seguridad que otorgan estos documentos al proteger de mejor manera la información.
Por otro lado, esta reduce errores humanos, mejora el proceso de anulación o corrección de facturas con su sistema y ayuda al impacto ambiental ya que reduce el consumo de papel.
Punto de venta ioVendo y sus beneficios para emitir factura electrónica.
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Con un solo clic, podrás ser capaz de emitir factura electrónica de la manera más fácil y más rápida posible, facilitando tu trabajo, optimizando tu tiempo y ayudando en la publicación de documentos (Boleta y factura electrónica) ayudando con esto a tu contador.