En el entorno de las empresas, cualquiera sea el tamaño, tienen una acción obligatoria a cumplir que es emitir factura electrónica, la cual es un documento que legalmente respalda todas las acciones y operaciones comerciales, a lo que muchas veces surge la duda. ¿Qué es y cómo hacer una factura electrónica?
Las características de la factura electrónica, como se mencionó anteriormente, es que consta de un documento digital que informa de toda acción comercial que algún determinado negocio o empresa quiera ejecutar, teniendo en consideración los aspectos legales que debe cumplir, como, por ejemplo, que sea aprobada por el SII, que sea firmada digitalmente por el emisor, etc. Este documento es fundamental para la gestión contable y fiscal de cualquier negocio, permitiendo un control más eficiente de las ventas y garantizando la transparencia ante el Servicio de Impuestos Internos.
Pero, ¿Cómo hacer una factura electrónica?
El sistema de facturación electrónica tiene pasos bien precisos, comenzando con:
- Contar con un RUT y autorización: La empresa, en este caso, deberá contar con su respectivo RUT y tener la autorización del servicio de impuestos internos. Esto es esencial, ya que sin un RUT registrado y una autorización formal, la emisión de facturas electrónicas no será válida.
- Seleccionar un sistema de facturación: Para este paso es necesario obtener un software de facturación o implementar el sistema gratuito del SII. Existen diversas opciones en el mercado, algunas gratuitas y otras pagadas, que ofrecen funcionalidades adicionales como la integración con otros sistemas contables y de gestión.
- Administración del sistema: Se deberán aplicar en el software los datos de la empresa y los tipos de documentos que se van a implementar. Esto incluye la configuración de impuestos, retenciones, descuentos, y cualquier otro elemento relevante según el giro del negocio y lo mas importante, que se sepa cómo hacer una factura electrónica dentro del sistema.
- Generación de factura: Se tiene que crear una factura con todo el detalle legal de esta (ruta de emisor y receptor, producto a vender o servicio, el monto de la venta, IVA, etc.). Además, es importante verificar que la información ingresada sea correcta para evitar errores que requieran futuras rectificaciones.
- Enviar al Servicio de Impuestos Internos: una vez realizada, la factura deberá ser enviada al SII para su aprobación o validación. Este proceso es automático en la mayoría de los softwares de facturación, lo que facilita el cumplimiento de este requisito
- Enviar factura: Una vez validada o aprobada, esta deberá ser enviada al cliente. Generalmente, esto se realiza vía correo electrónico o a través de plataformas de facturación en la nube, asegurando un acceso rápido y seguro al documento.
- Guardar documentación: Una vez hechos todos estos pasos, la factura deberá ser guardada al menos 5 años. Esto es crucial para auditorías, revisiones fiscales y control interno de la empresa.
Habiendo realizado todos estos pasos, se tiene una correcta información de cómo hacer una factura electrónica, pero en caso de un error o algún motivo en particular para corregir, es importante conocer el proceso de anulación.
¿Cómo anular una factura electrónica?
- Se deberá verificar el estado de la factura.
- Emitir una nota de crédito (acceder al software de proceso de facturación y buscar el apartado “emitir una nota de crédito”).
- Enviarla al SII.
- Informar al cliente sobre la anulación.
- Finalmente, guardar en tus archivos junto a la factura original.
¿Cuáles son los beneficios de emitir factura electrónica?
Para los negocios es fundamental llevar un correcto orden de sus facturas y los beneficios que estas otorgan para las empresas son, la reducción de costos al ser digitales y no ocupar papel, tinta, etc.
Uno de los beneficio que se tiene el saber cómo hacer una factura electrónica, es la facilidad que se tiene para llegar a estos documentos al estar ordenados de manera digital, brinda una mayor seguridad para el resguardo de los documentos, optimiza el tiempo al ser instantáneas, el cumplimiento fiscal que se tiene con este sistema reduciendo el riesgo de auditorías, la seguridad que otorgan estos documentos al proteger de mejor manera la información.
Por otro lado, esta reduce errores humanos, mejora el proceso de anulación o corrección de facturas con su sistema y ayuda al impacto ambiental ya que reduce el consumo de papel.
Punto de venta ioVendo y sus beneficios para emitir factura electrónica.
En ioVendo encontrarás un software de punto de venta que facilita tu proceso para la emisión de factura electrónica, puesto que este incluye un sistema el cual no te obliga ir al SII para timbrar documentos. Digitaliza todo el proceso ahorrando tiempo y ayudando a tu negocio a facilitar el proceso legal en este aspecto.
Con un solo clic, ya sabrás cómo hacer una factura electrónica, de la manera más fácil y rápida posible, facilitando tu trabajo, optimizando tu tiempo y ayudando en la publicación de documentos (Boleta y factura electrónica). Además, al integrar este sistema con otros procesos administrativos y contables, podrás llevar un mejor control de tus operaciones comerciales y mejorar la gestión de tu negocio.